De lerende docent

In ontmoeting de volgende stap te zetten

Gelezen: KPI’s die wel werken.

Een soort van onverwacht, nog in de beweging van de ontwerpdag gister. Vanmorgen dit boek uitgelezen.

Ik vertel even waarom ik het las, wat ik wil vastleggen en tot welke actie het heeft geïnspireerd.

Waarom heb ik dit boek gelezen

Volgend jaar gaat ons curriculum veranderen. We starten in kwartaal 3 leerjaar 1.  (de eerste twee kwartalen zijn een gemeenschappelijke propedeuse met een andere opleiding)

Per kwartaal staat een beroepsvraag centraal.

Uit de visie: Een beroepsvraag is een open vraag waar niet simpelweg een juist antwoord op is. De student leert middels authentieke beroepsvragen hoe hij om moet gaan met onzekerheid en onduidelijkheid, met nieuwe en tegenstrijdige informatie en met complexiteit. Authentieke beroepsvragen zijn belangrijk, tijdloos, noodzakelijk en prikkelend en sluiten aan bij vragen die in het beroepenveld ook leven.

We stellen aan de student de vraag zoals hij die als professional ook kan krijgen. Dat geeft hem de gelegenheid om te ervaren hoe je de vraag van ondernemer vertaalt in vragen voor jezelf als professional en die vervolgens gaat beantwoorden.

Het onderwijs wordt georganiseerd in een communityleerlijn en een kennisleerlijn.

De beroepsvraag voor kwartaal 3 is: Hoe zorg ik voor betrouwbare  informatie over mijn onderneming? Ik ontwerp mee de communityleerlijn van dat kwartaal.

In het eerste jaar brengen we nog relatief veel structuur aan door de prestatie aan het eind van het blok helder te definiëren.

Het komt erop neer dat studenten een dashboard met PI”s gaan maken voor een kledingzaak. En mbv ICT-tool beschrijven hoe de processen ingericht dienen te worden om te zorgen dat de informatie (in de dashboards) betrouwbaar is.

Om dat nu goed te kunnen ontwerpen en straks te begeleiden wilde ik mijn kennis over PI’s opfrissen/aanscherpen. Dit boek lag hier thuis in de boekenkast. De titel en omschrijving spraken aan omdat ik inderdaad de ervaring heb dat niet alle KPI’s werken. In een uurtje las ik het uit.

Wat wil ik hier bewaren.

Ik neem even de titel van de hoofdstukken over en de Doen! (acties aan het eind van ieder hoofdstuk). Vetgedrukt wat echt aansprak (ook omdat het zo past bij waar ik denk dat het naartoe gaat). Het overtypen zorgt er stiekem voor dat ik het beter onthoud. En misschien dat iemand er nieuwsgierig genoeg van wordt om het hele boek te lezen 🙂

Waar ik denk dat het naartoe gaat: dichtbij het primaire (klant)proces, informatie over de KPI’s op het moment dat ze nog te beïnvloeden zijn.

H1 Maak geen valse start met uw KPI-programma

  • Zie doelstellingen en KPI’s als middelen om uw droom te realiseren.
  • Neem uw droom en de te maken reis als vertrekpunt voor uw KPI-programma.
  • Blijf uw droom en de weg ernaartoe continue herhalen

H2 De waan van de dag regeert

  • Schoon uw projectenlijst op en voer alleen projecten uit die bijdragen aan de strategie (of om te voldoen aan wet- en regelgeving)
  • Breng de waan van de dag – ofwel de dagelijkse operaties- onder controle en projecten worden succesvol geïmplementeerd.
  • Volg de tips over KPI’s in dit boek en u krijgt de waan van de dag echt onder controle

H3 Mag het ook iets minder?

  • Beperk het aantal doelstellingen om uw organisatie te richten tot circa 4
  • Vertaal deze doelstellingen niet naar de vloer, maar richt uw medewerkers, teams en afdelingen op het realiseren van deze doelstellingen en de droom. Laat daarbij de KPI’s het werk doen
  • Voor een publieke organisatie dient hier een stakeholderanalyse aan vooraf te gaan.

H4 Een lijstje KPI’s heeft geen zin

  • Maak oorzaak- en gevolgdiagrammen van uw KPI’s
  • Bespreek KPI’s nooit in isolement
  • Stuur niet op gemiddelden, maar denk na over visualisatie en dimensies achter de cijfers om het juiste gedrag te stimuleren.

H5 Denk in klantketens en voorkom “eilanddenken”

  • Wees alert als uw organisatie KPI’s via de organisatiestructuur naar de vloer heeft vertaald. Eilanddenken ligt op de loer
  • Neem klantketens als uitgangspunt voor de vertaling van KPI’s naar de werkvloer
  • Gebruik het grapje van de oude vrouw in het park om uw omgeving te overtuigen van het nut van klantketens, maat geef het een serieus vervolg.

H6 Is planning & control nog van deze tijd

  • Stuur op klantketens en richt het prestatiegesprek horizontaal in 
  • Laat de frequentie van sturing (en leren) afhangen van de hartslag van uw klantketen.
  • Zet sturing op 1 en verantwoording op 2

H7 Kolossaal prestatie infarct

  • Vertaal de situatie van eHomes naar uw organisatie. Welke klantketens kent uw organisatie? Welk gedrag en niveau van samenwerking in de keten ziet u?
  • Als KPI’s functioneel, dus per afdeling , zijn vertaald, stap dan zo snel mogelijk over op een KPI-structuur gebaseerd op klantketens. (of student, client, enzovoort)
  • Let op: er is meer nodig dan een nieuwe KPI-structuur om succesvol samen te werken en prestaties te leveren. Maar de structuur zal u niet meer belemmeren.

H8 De algemeen directeur grijpt in

  • Inspireer medewerkers met een verhaal dat de droom en de weg ernaartoe schetst
  • Laat de algemeen directeur dit verhaal vertellen en uw KPI programma leiden.
  • Betrek de overige managementteamleden bij uw KPI-programma en laat ze doen waar ze goed in zijn.

# Doorbreek de vijf valkuilen van de traditionele KPI-structuur

Het zijn: KPI’s functioneel naar de werkvloer vertalen, koppelen aan de planning- en controlcyclus; te veel doelen en KPI’s opstellen, cijfers in tabellen die weinig vertellen, KPI’s geïsoleerd (per eiland) bespreken. Het boek bevat een stappenplan waarbij die valkuilen vermeden worden.

H9 Aan de slag met droom en doel ( het waarom en wat)

  • Meet altijd klanttevredenheid, maar denk eraan dat u perceptie meet.
  • Meet ook altijd klantgedrag. De wijze waarop u dat doet verschilt per organisatie
  • Maak eerst een stakeholderanalyse over de verwachtingen van de belangrijkste stakeholders indien uw organisatie geen winstoogmerk heeft.

H10 Aan de slag met klantketens (het hoe)

  • Kijk eens naar de processen binnen uw organisatie. Zijn de klantketens helder gedefinieerd? Voorkom dat uw processen functioneel zijn ingericht. Dit kan leiden tot eilanddenken en afschuifgedrag.
  • Definieer uw klantketens door te redeneren vanuit de producten en diensten die uw organisatie levert.
  • Benoem een eigenaar per klantketen. Deze eigenaar dient lid te zijn van het managementteam.

H11 Klantwaarden en interne waarden

  • Benoem klantwaarden en interne waarden voor iedere klantketen
  • Bepaal per keten het verbeterpotentieel (ofwel mate van misorganisatie) zodat u de belangrijkste ketens eerst oppakt en resultaten boekt.
  • Wees klantgericht maar niet klantgezwicht

H12 Koppel proces-KPI’s aan resultaat-KPI’s

  • Gebruik de geformuleerde interne waarden en klantwaarden voor het selecteren van de juiste proces-KPI’s op klantketenniveau.
  • Koppel deze proces-KPI’s in oorzaak- en gevolgrelatie aan de resultaat-KPI’s
  • Gebruik managementgames om medewerker te enthousiasmeren en te informeren over ketelsturing en de vervolgstappen.

H13 Doorzie uw proces voordat u de overige proces-KPI’s definieert.

  • Begrijp eerst wat er in de keten gebeurt, voordat u de KPI-boom ontwerpt
  • Gebruik als procesdefinitie: Een proces is een set afspraken over de wijze waarop medewerkers en afdelingen in de keten samenwerken om klantwaarden en interne waarde te realiseren.
  • Vorm een kernteam dat tijdens en na het KPI-programma zorgt dat het succesvol blijft draaien.

H14 Door de KPI-bomen het bos weer zien

  • Ontwerp een KPI-boom zodat oorzaak- en gevolgrelaties helder zijn.
  • Pas de drie regels toe om de juiste pi’s in de KPI-boom te defineieeren
  • Voeg veiligheid als vierde element (naast productiviteit, kwaliteit en tijdigheid) toe, indien dit relevant is voor uw organisatie.

H15 KPI-knoppen waar u echt aan kunt draaien

  • Stel voor iedere KPI de hier opgesomde verdiepingsvragen voordat u start met automatiseren.
  • Meet open standen.
  • Targets (of liever ambities) moeten haalbaar zijn, anders kunt u ze beter weglaten en de prestatie vergelijken met die van gister.

H16 De juiste grafiek beïnvloedt gedrag

  • Denk bij elke KPI goed na over de beste visualisatie. Gebruik de handvatten zoals die in dit hoofdstuk zijn uiteengezet.
  • Pas de visualisatie aan de doelgroep aan en ga er niet zomaar van uit dat uw medewerkers de grafieken en tabellen feilloos kunnen interpreteren.

H17 Halen vs brengen

  • Laat uw KPI-programma niet vertragen door gebrekkige of afwezige Business Intellegence- tools. Start dan met Excel.
  • Verzorg de distributie van uw rapporten zodat medewerkers en leidinggevenden hier niet omheen kunnen.
  • Start met de KPI-rapporten die u wel heeft en wacht niet tot alles af is.

H18 Wie stuurt waar op

  • Zet 3 niveaus van sturing op voor het voeren van het prestatiegesprek.
  • Laat de frequentie van het prestatiegesprek afhangen vn de hartslag van het proces.
  • Voer het prestatiegesprek van een team voor die van de keten en dei van de keten voor die vanher managementteam. iedereen is dan op de hoogte van de laatste stand van zaken.

H19 Het prestatiegesprek kan starten

  • Zorg voor een goede aftrap van het prestatiegesprek met de leider en het team.
  • Coach uw teams en zorg dat de nieuwe manier van sturen en verbeteren verankerd wordt in het DNA van uw organisatie.
  • Maak regelmatig een teamanalyse om de volwassenheid van uw teams te meten en verder te ontwikkelen. Begeleiding van teams is maatwerk.

H20 De waan van de dag regeert niet meer?

Welke acties heb ik ondernomen:

  • Ik attendeer onze docent statistiek op hoofdstuk 16 van dit boek. Hij ontwerpt namelijk op dit moment workshops voor onze studenten om ze te ondersteunen bij het visualiseren van hun dashboards. In dat hoofdstuk staan handvatten daarvoor. Misschien staat er iets tussen waar hij nog niet aan gedacht heeft.
  • Ik ga overleggen met het ontwerpteam community Q3 of het een optie is om 10 studenten (zij die willen) van de community het boek ter beschikking te stellen en ze de bruikbare informatie te laten delen in kleine groepjes (6) met de overige studenten. Dit om ze te laten ervaren hoe je managementboeken kan gebruiken bij het oplossen van de beroepsvraag.

Verder Bericht

Vorige Bericht

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

© 2018 De lerende docent

Thema door Anders Norén

%d bloggers liken dit: