Vorig jaar was dit de les onderhandelen voor onze tweedejaars. Dit jaar wilden we het wat breder insteken. Gebaseerd op wat we als docenten leerden in de dialoogtraining over de kracht van dialoog, de kracht van zonder oordeel luisteren.
Luisterend naar wat onze studenten belangrijk vonden bij conflicthantering, met de gesprekken met mededocenten in het achterhoofd, viel plotseling het thema in: voor iedereen een werkbare oplossing.
Waar ze namelijk naar zoeken is naar manieren om overeenstemming te bereiken.
Daartoe gaan we twee manieren de revue laten passeren: “onderhandelen” en “Lewis-methode van inclusieve besluitvorming”
Voorbereiding
De studenten bereiden zich voor en nemen mee naar de les:
- drie eigen voorbeelden van onderhandelingssituaties en hoe ze zich in die onderhandelingssituatie hebben opgesteld
- ingevulde test onderhandelen
- een leervraag mbt een vaardigheid die ze willen aanleren mbt onderhandelen
Als ik de voorbereidingen doorlees zie ik dat studenten zich intuïtief aardig redden in hun eigen onderhandelingssituaties.
Wat is het doel van deze training.
Mogelijke leerdoelen deel 1:
- het herkennen van de dilemma’s bij onderhandelen en daartussen (bewust) kiezen
- herkennen van de fases van de onderhandeling en hoe je je bewust kan voorbereiden
- herkennen welke activiteiten een onderhandeling beïnvloeden
Leerdoel deel 2
- inzicht/ervaren hoe een andere gesprekstechniek kan bijdragen aan een door iedereen gedragen oplossing.
Inleiding (10 min)
Wat weten jullie na de voorbereiding over onderhandelen?
Onderhandelen (70 minuten)
“Onderhandelen is een tweezijdige communicatie, gericht op het bereiken van een overeenstemming als jij en de andere partij bepaalde gezamenlijke belangen hebben en andere belangen die strijdig zijn.” (Uit: Excellent Onderhandelen, Fisher, Ury, Patton)
De studenten kunnen 1 van deze 3 manieren kiezen om zich voor te bereiden op het rollenspel aan het eind van dit deel.
Het herkennen van de dilemma’s bij onderhandelen en daartussen (bewust) kiezen
Deze studenten bestuderen de afbeelding hiernaast en kiezen bij de dilemma’s 1 waarmee ze “anders gaan doen dan anders”
Daarna gaan ze een eenvoudige onderhandeling (het kopen van een auto) in een rollenspel uitvoeren.
- Eerst twee studenten (liefst onder begeleiding docent), maken kennis met het begrip BOZO (beste optie zonder overeenstemming)
- Alle studenten gaan onderhandelen en doen het nu dus anders dan anders op 1 van de dilemma’s
Zij gaan dat oefenen met “anders dan anders doen op 1 van de dilemma’s” nog eens uitproberen in het rollenspel.
Herkennen van de fases van de onderhandeling en welk gedrag je daar (bewust) kan kiezen
Deze studenten wordt informatie gegeven over de fases van de onderhandeling: Voorbereiding, commitment aangaan, positiekeuze, exploreren, oplossingen alternatieven bedenken, overeenkomst sluiten.
En gaan zich vervolgens aan de hand van onderstaande vragen voorbereiden op de onderhandeling.
- Wat is mijn boven-en ondergrens?
- Welke argumenten heb ik?
- Wat zou de ander willen en waarom?
- Is er een win-win oplossing mogelijk?
- Welke sfeer wil ik neerzetten in de onderhandeling?
- Is het handig om eerst te onderhandelen over de manier waarop we gaan onderhandelen?
- Wat ga ik doen met impasses en concessies?
- Wat word mijn opening?
- We doen een lastiger rollenspel (een bedrijfssituatie rondom het verdelen van budgetten) en zoomen weer in op de voorbereiding.
Zij weten dus welke fases doorlopen worden in een onderhandeling en gaan na de onderhandeling kijken of ze erin geslaagd zijn te doen wat ze in de voorbereiding bedacht hadden.
Herkennen welke activiteiten een onderhandeling beïnvloeden
De studenten lezen de theorie door (het stuk vaardiger onderhandelen) met als doel 1 activiteit uit te kiezen die zij persoonlijk gaan oefenen bij het rollenspel.
Zij gaan dus die ene activiteit oefenen bij het rollenspel.
Rollenspel
- Binnencirkel onderhandelt
- Buitencirkel observeert of de student dat wat hij wil oefenen voor elkaar krijgt.
Bij voldoende tijd nog een tweede keer.
PAUZE
Lewis-methode van inclusieve besluitvorming (90 minuten)
Als je onderhandelt kan het zijn dat de oplossing geen win-win situatie is. Dat mensen als gevolg daarvan sabotagegedrag gaan vertonen. Wat we de studenten willen laten ervaren is dat er gesprekstechnieken zijn die een grotere kans op een “voor iedereen werkbare oplossing” geven. We hadden ook voor een gesprekstechniek uit de Holacracy kunnen kiezen.
Alle gedragingen die bij de sabotagelijn horen , zijn in wezen gefrustreerde pogingen om onze menselijke wijsheid en creativiteit aan de groepsbesluiten toe te voegen. Het is de kunst om sabotagegedrag ook zo te behandelen en juist tijdens spannende momenten niet te oordelen maar aandachtig te luisteren (pg 41, Deep Democracy)
We vragen de 2de groep van studenten om het rollenspel te doen en heel bewust de volgende stappen te volgen. (wetend dat dat niet hetzelfde resultaat oplevert als met getrainde begeleiders in de methode, denken we dat de studenten toch een paar grote verschillen gaan opmerken met de vorige ronde)
Stap 1 Verzamel alle invalshoeken
Het verzamelen van alle invalshoeken is vaak lastiger dan je denkt. Neem een situatie waar jij vindt dt plan A de beste oplossing is voor het probleem, maar je collega pleit voor plan B. Het is dan van belang on neutraal beide standpunten volledig de ruimte te kunnen geven. … Kun je jouw ideeën tijdelijk loslaten om alle invalshoeken te kunnen horen” (pg 66)
Elke mening roept tegelijkertijd een andere mening op. De meeste groepen hebben vervolgens de neiging tot aanvallen en verdedigen. Benadruk dat we nu nog niets hoeven te beslissen, dat we alleen nog invalshoeken aan het verzamelen zijn. Hoe meer perspectieven er nu op tafel komen, hoe sneller en beter we straks (stap 4) besluiten kunnen nemen. (pg 67)
Moedig mensen aan om werkelijk naar elkaar te luisteren . Niet vanuit de strategie om je eigen zin door te drukken, maar vanuit de oprechte intentie elkaar te begrijpen en iets nieuws te leren. (pg 67)
Stap 2 Zoek actief naar het alternatief
Terwijl we ideeën met elkaar delen tekenen zich vaak voorstellen af. De neiging is om met deze voorstellen mee te gaan en tot besluitvorming over te gaan. Met Deep Democracy gebeurt dat niet. Hierbij vraag je expliciet of iemand nog een ander idee heeft. (pg 68)
Het is belangrijk om het veilig te maken voor tegenstellingen (pg 68)
Benoem alle perspectieven en geef er gelijke waarde aan. Hiermee doorbreek je de natuurlijke neiging om allemaal ongeveer hetzelfde te willen zeggen. ( pg 68)
Stap 3 Verspreid het alternatief
In deze derde stap maak je het veilig om een andere mening te geven. Erken het risico om een andere mening te geven en spreek eventueel hardop uit da dit spannend kan zijn. Vraag expliciet wie zich- als is het maar een klein beetje – herkent in de nieuwe invalshoek. Hiermee voorkom je dat mensen alleen komen te staan. Degene die als eerste het punt maakte wordt door het verspreiden vanher alternatief weer meer onderdeel van de groep. ( pg 70)
Stemmen
De eerste 3 stappen hebben gezorgd voor een goede exploratie, waardoor er nu verschillende voorstellen op tafel liggen. Het is tijd om besluiten te nemen. (pg 73)
- Herhaal op neutrale toon wat de opties zijn, zodat het iedereen volstrekt helder is wat de keuzes zijn: optie A, B, C
- Nu mag iedereen stemmen voor een van de opties door zijn hand op te steken.
Stap 4 Voeg de wijsheid van de minderheid toe
Bij een meerderheidsstemming gaan we doen wat de meerderheid heeft besloten; wees daar helder en sturend in. Wees erop bedacht dat sommige mensen de neiging zullen hebben opnieuw te gaan lobbyen voor hun standpunt en dat anderen zich uitgedaagd kunnen voelen om weer in discussie te gaan. Dat is nu niet de bedoeling de keuze is gemaakt en zal na de toevoeging van de minderheidswijsheid opnieuw in stemming worden gebracht. Het moment waarop duidelijk wordt waarop de keuze valt, is altijd een delicaat moment in de groep. Er zullen zonder twijfel mensen in de groep zitten met gevoelens van teleurstelling, frustratie of irritaties. Als er geen aandacht is voor deze gevoelens kan dat desastrues uitpakken in de groep en tijdens de implementatie van het besluit. Door het verlies te erkennen en mensen vervolgens te vragen wat ze nodig hebben om mee te gaan met het minderheidsbesluit kun je zowel hun wijsheid benutten al mensen weer onderdeel van de groep maken.
Dit doe je door als begeleider alle mensen die hun voorkeurstem hebben verloren, een voor een langs te gaan. “Het spijt me dat niet is gekozen voor jouw voorkeur” ” Wat heb je nodig om mee te gaan met het meerderheidsbesluit” Het is belangrijk dat iemand zelf zegt wat hij nodig heeft. (pg 74)
Stemmen
Er wordt opnieuw gestemd. Een andere minderheid, stap 4 herhalen. Bij een heel verdeelde stemming of meer dan 3x herhalen van het proces is er waarschijnlijk iets in de onderstroom. Dat werken met stap 5 van de methode om dat op te lossen gaan we niet doen 🙂
Dit onderdeel wordt afgerond met een korte “wat wil je hierover kwijt”-ronde.
Voorbereiding Reflectieverslag. (10 min)
De studenten schrijven in steekwoorden de antwoorden op op de volgende vragen:
- Aan welke vaardigheden heb je precies gewerkt en hoe?
- Welke effecten heeft dat voor je gehad?
- Welke veranderingen heeft de training voor jou ten gevolge gehad en waaraan merk je dat precies?
- Hoe heb je deze les ervaren, wat vond je ervan?
- Wat was het sterkste moment van de les en waarom?
Checkout (15 min)
Een talkingstick ronde waarin de studenten vertellen wat het sterkste moment was van de les en waarom.
Bronnen:
- Vaardiger Onderhandelen, W. Mastenbroek, 2001;
- Excellent onderhandelen, R. Fisher, W. Ury en B. Patton (Harvard Negotiation Project), 2000.
- Deep democracy, J. Kramer, 2014
PS Voor docenten die dit aanspreekt adviseer ik toch om even hoofdstuk 3 van Deep Democracy lezen. Er staat namelijk veel meer wijsheid in dan ik hier heb opgenomen. 🙂